Datensicherheit und Datenschutz sind wichtige Fragestellungen in einer digitalisierten Welt und Diktiergeräte machen dabei keine Ausnahme. Zumal die wichtigsten professionellen Anwendergruppen digitaler Diktiertechnik, aus dem Rechtswesen und der Medizin, typischerweise hochsensible Informationen bearbeiten. Und weil digitale Sprachaufnahmen die Möglichkeit bieten, solche Dateien nicht nur im Praxisnetz an die Sekretärin zu senden, sondern auch zwischen verschiedenen Standorten über das Internet, ist der Schutz solcher Dateien ein wichtiges Thema. Ein Thema, dem sich die führenden Hersteller digitaler Diktiergeräte glücklicherweise sehr ersnthaft angenommen haben.

Olympus

Olympus bietet in seinen Geräten der professionellen Produktlinie DS-9000 und DS-9500 eine hochsichere 256-Bit-AES-Dateiverschlüsselung auf dem Gerät. In Verbindung mit einem PIN-Code für die Geräteentsperrung sind die gespeicherten Aufnahmen für einen eventuellen Dieb oder unehrlichen Finder praktisch nicht verwertbar: Auf der Speicherkarte finden sich nur verschlüsselte Inhalte und ohne Kenntnis des PIN-Codes lassen sich diese auch auf dem Gerät nicht anhören. Für die Entschlüsselung sorgt die den professionellen Diktiergeräten oder Schreibarbeitsplätzen beiliegende Herstellersoftware ODMS (Olympus Dictation Management System). In dieser kann man den Entsperrcode jeweils beim Aufrufen eines verschlüsselten Diktats eingeben oder in der Software selbst hinterlegen, so dass die Entschlüsselung am Arbeitsplatz der Sekretärin (AS-9000) automatisch und ohne weiteres Zutun passiert. Darüber hinaus können auch nur einzelne Dateien verschlüsselt werden.

Völlig unabhängig davon kann auch die ODMS-Software zum Verschlüsseln verwendet werden: So können nach dem Download vom Diktiergerät alle oder nur einzelne Dateien verschlüsselt werden, die beispielsweise per Email oder FTP versandt werden sollen. Die Consumer-Diktiergeräte wie das DS-2600 bieten hingegen keine Verschlüsselung, weder auf dem Gerät noch durch die mitgelieferte Software DSS Player Standard. Hier müssen externe Verschlüsselungstools für die „abhörsichere“ Übertragung von Diktaten im Web sorgen.

Verschlüsselungseinstellungen im ODMS Dictation Modul
Verschlüsselungseinstellungen im ODMS Dictation Modul

Philips

Auch Philips hat seine Digital Pocket Memos der 8000er-Reihe (DPM 8000, DPM 8200…) mit PIN-Code und 256-Bit-AES-Verschlüsselung in Echtzeit ausgestattet, so sind die Aufnahmen bis zum Eintreffen am Transkriptionsarbeitsplatz oder in der Spracherkennungssoftware vor Mithörern sicher geschützt.

Verschlüsselungseinstellungen Philips Digital PocketMemo
Verschlüsselungseinstellungen Philips Digital PocketMemo

Auch bei Philips bietet die den Diktiergeräten und professionellen Transkriptionsarbeitsplätzen (LFH 7277) beiliegende Software SpeechExec Pro die Möglichkeit, alle, einzelne oder nur per Email versandte Dateien HIPAA-konform zu verschlüsseln. Auch Philips behält die Verschlüsselungsoptionen seinen professionellen Diktiergeräten vor, ein DPM 7000 oder DPM 6000 oder der Transkriptionsplatz LFH 7177 verfügen über diese Möglichkeiten nicht.

Verschlüsselungseinstellungen in SpeechExec Pro
Verschlüsselungseinstellungen in SpeechExec Pro

Mit den korrekten Einstellungen brauchen sich Diktierende der professionellen Produktlinien also keine Sorgen bezüglich der Datensicherheit machen, weil die Aufnahmen entweder bereits auf dem Gerät in Echtzeit verschlüsselt werden oder aber nach dem Download durch die entsprechende Herstellersoftware. Solche Diktatdateien werden sicher bis zum Empfänger transportiert und dort einzeln oder automatisch entschlüsselt und verfügbar gemacht. Nutzer kostengünstigerer Diktiergeräte hingegen müssen auf andere Art und Weise für die Sicherheit ihrer Daten Sorge tragen, beispielsweise durch die Nutzung von Verschlüsselungsprogrammen für Email oder die Verwendung von VPN-Tunneln.

Anwender sollten sich vor ihrer Entscheidung für ein bestimmtes digitales Diktiergerät aber überlegen, wie gefährdet und sicherheitsrelevant ihre Aufnahmen sind. Natürlich kann man Diktatdateien, wie alle anderen Dateien auch, mittels externer Tools verschlüsseln, praktisch für einen professionellen Diktatverarbeitungskreislauf ist dies in der Regel nicht. Wenn Sie relevante Daten diktieren und regelmäßig an andere Standorte transferieren sollten Sie generell zu einem professionellen Diktiersystem greifen. Wir beraten Sie dabei gern: 030-201 65 670