Olympus System Configuration Program (SCP)
In 25 Jahren, in denen wir uns mit Diktier-, Diktatverwaltungs- und Wiedergabesoftware beschäftigen, hat sich der Funktionsumfang solcher Programme vervielfacht: Handelte es sich einstmals um einfache Tools, um Dateien von einem Diktiergerät herunterzuladen und abzuspielen, stehen heute Features wie Anbindung an die Spracherkennung, Gruppenkollaboration und zentrale Administration im Vordergrund. Auch die Kompatibilität mit Betriebssystemumgebungen hat sich enorm entwickelt.
Das OLYMPUS Dictation Management System (ODMS) ist Vielen, die in Anwaltskanzleien oder Arztpraxen diktieren, als mehrplatzfähige Einzellizenz bekannt. Beim Kauf von Diktiergeräten wie dem DS-9000 oder dem DS-9500 liegt eine Lizenz in der Ausprägung „Dictation“ oftmals bei. Zum AS-9000 Schreibplatz-Kit zählt stets eine ODMS Transcription Lizenz, mit der z.B. das Abspielen von Diktaten gesteuert wird. Diese Lizenzen sind schnell in allen Umgebungen installiert, die nur wenige Arbeitsplätze umfassen. Wenn also ein Autor für zwei Schreibkräfte diktiert oder drei Autoren für zwei Schreibkräfte, sollte diese Software allen Anforderungen genügen. Vorausgesetzt, die Beteiligten arbeiten in der üblichen Windows 10 Umgebung.
Arbeitsgruppen, die deutlich größer sind oder in virtuellen Systemen wie Windows Terminal Server- oder Citrix-Umgebungen mit den entsprechenden Clients operieren, benötigen das System Configuration Program (SCP) von OLYMPUS. Mit dieser Serverkomponente für die ODMS-Workgroupinstallation wird die Sprachverarbeitungssoftware für OLYMPUS-Equipment in virtuellen Umgebungen lauffähig. Vor allem aber eröffnet sie neben der Lizenzverwaltung für große Anwendergruppen Möglichkeiten, Benutzerrechte und Hardwarekonfigurationen zu administrieren. Ohne das SCP werden solche Einstellungen lokal in der Software oder am Gerät vorgenommen. Mit dem Programm nimmt der Administrator mittels Browser diese Einstellungen für jeden Arbeitsplatz zentral vor.
Kosten
ODMS ist im Vergleich mit anderen Lösungen zur Verwaltung von Diktaten, Diktiergeräten und Schreibplätzen mit Fußschalter kostengünstig. Wird die Software in Kombination mit Hardware gekauft, ist der Preis „quersubventioniert“. Außerdem handelt es sich um einen Einmalkauf, heißt: innerhalb einer Version stellt der Hersteller kostenfreie Updates bereit, eventuelle Upgrades wegen Änderungen des Betriebssystems sind nicht kostenintensiv. Ein Abonnement ist nicht abzuschließen.
Diese Lizenzen werden zur Verwaltung unter dem SCP in eine Workgroup-Lizenz oder sogenannte Multiuser-Lizenz gewandelt. Dafür ist eine zu vernachlässigende Verwaltungsgebühr aufzubringen, die von der Zahl der zu wandelnden Lizenzen unabhängig ist.
Die Serverkomponente SCP wird einmalig als Kauflizenz erworben, weitere Kosten fallen nicht an. Für den Preis wird die Software und die für jeden Lizenznehmer individuell generierte Lizenz geliefert. Unter dem SCP werden die gewandelten Dictation- und Transcription Modulen für die Autoren- und Schreibarbeitsplätze als Concurrent Licenses behandelt. Benötigt wird demzufolge nur die Anzahl von Lizenzen für die gleichzeitig agierenden Schreib- oder Autoren-Arbeitsplätze.
Installation
Das SCP ist in wenigen Minuten installiert. Es muss auf einem Server installiert werden, der unter einer festen Adresse und einen festgelegten Portnummer von allen Clients erreicht werden kann. Wenn Clients von verschiedenen Standorten oder von Heimarbeitsplätzen verwaltet werden sollen, müssen alle diese Clients den SCP-Server unter seiner Portnummer erreichen können.
Nach der Installation des SCP werden im Programm Benutzer angelegt und ihnen die funktional erforderlichen Softwaremodule zum Diktieren oder zum Transkribieren zugewiesen. Danach gibt es zwei Möglichkeiten, die Dictation- und Transcription Module selbst zu installieren: für virtuelle Umgebungen (WTS/Citrix) auf dem Server oder in FAT-Client-Umgebungen auf dem Client. Ersteres ist mit wenigen Klicks erledigt, für letzteres kann ein MSI-Paket erstellt und per silent install ausgerollt werden.
Beide Installationsvarianten erfordern weniger Zeit, als der Besuch aller Clients, das Abspulen der jeweiligen Installationsroutine und die manuelle Eingabe von Lizenznummern. Soft- oder Firmware-Updates für die Dictation- und Transcription Module oder Diktiergeräte sind danach sehr einfach durchzuführen: Die Updates werden vom Administrator ins SCP und von dort auf die einzelnen Diktat- oder Schreibarbeitsplätze geladen. Umso mehr Arbeitsplätze an ggf. verschiedenen Standorten dies betrifft, umso größer fallen die Vorteile des SCP ins Gewicht.
Verwaltung
Benutzer können aus dem Active Directory ins SCP kopiert und dann in Gruppen verwaltet werden, ansonsten sind die Windows-Anmeldenamen verwendbar. Die Windows-Benutzernamen entsprechen den im SCP angelegten Dictation- und Transcription-Modul-Anwendern. Bis auf wenige Ausnahmen können alle Einstellungen, die in der ODMS Software am Einzel-Arbeitsplatz vorgenommen werden können, auch von einem Administrator im SCP eingestellt werden. Dazu gehören Downloadpfade, Sprachänderungen, Diktiergeräte- und Fußschaltereinstellungen, das WiFi-Passwort für die DS-9500 oder Lieferregeln für den Workflow. Ebenso kann der Administrator Änderungen am Programm für den Nutzer verbieten oder erlauben. Beispielsweise kann dem Diktierenden verwehrt sein, die Verschlüsselung der Diktatdateien zu deaktivieren, gleichzeitig aber zugelassen, sein Diktiergerät auf französisch zu betreiben. Oder einer Schreibkraft kann erlaubt werden, sich den „Rücksprung“ ihres Fußschalters individuell einzustellen, sie soll aber keinen Zugriff auf den Archivordner weiterer Schreibkräfte haben.
Neben der Ersteinrichtung bei einer Neuinstallation spielt das SCP seine Stärken bei Änderungen im laufenden Betrieb aus: Der Administrator kann im SCP mit wenigen Mausklicks von irgendeinem Rechner aus eine Urlaubsvertretung einspringen lassen, einen HomeOffice-PC einrichten oder das neue Diktiergerät des Chefs konfigurieren.
Neu in der Version 7.3.3 ist die Möglichkeit der Ansteuerung der Spracherkennung Dragon Naturally Speaking über das SCP. Während vorher eine Zusammenarbeit von ODMS und Dragon auf der Serverebene nicht möglich war, können Sie nun die Spracherkennung auch in virtualisierten Umgebungen verwenden. Über das SCP wird diese Option freigeschaltet, die Einrichtung des Spracherkennungskreislaufs erfolgt direkt am Client, also im Dictation- oder Transcription Modul des Users.
Zusammenfassung
Das System Configuration Program von OLYMPUS ist die zentrale „Steuereinheit“ für ODMS Dictation- und Transcription Module. Neben diesem Programm wird die Anzahl der gleichzeitig aktiven Dictation- und Transcription-Lizenzen benötigt, die als Multiuserlizenz ins SCP importiert wird.
Der Server, auf dem das SCP installiert wird, muss unter einer Kombination aus Servername/IP-Adresse und Portnummer von allen Clients aus erreichbar sein, ebenso vom Rechner des Administrators aus, der über die browserbasierte Benutzeroberfläche des SCP Änderungen an den Einstellungen von Diktier- oder Schreibprogrammen sowie Diktiergeräten und Fußschaltern vornehmen kann. Dies funktioniert auch über Standorte hinweg oder bei Plätzen im Homeoffice.
Die ODMS Dictation- und Transcription Module werden in virtuellen Umgebungen (WTS, Citrix) und dem Einsatz von Thin Clients auf demselben oder einem anderen Server installiert. In diesen Fällen muss der „Virtual Driver“ für WTS oder Citrix auf den Clients installiert werden, damit Signale von einem an den USB-Port angeschlossenen Diktiergerät, Diktiermikrofon oder Fußschalter zum Server durchgeschliffen werden. In allen Einsatzbereichen von FAT-Clients und handelsüblichen Windows-Betriebssystemen können die ODMS-Module direkt auf den Clients installiert werden.
Das SCP dient für alle diese Installationen als Lizenzserver und Ablageort für die Benutzer- und Gruppenprofile. Öffnet beispielsweise Benutzer „mueller“ sein Dictation Modul, verbindet sich dieses zuerst mit dem SCP und bezieht für die Dauer der Session von dort eine Lizenz. Sobald eine Lizenz zugewiesen wurde, bezieht ODMS die Einstellungen für den Benutzer „mueller“ vom SCP. Sollte aus technischen Gründen das SCP einmal nicht erreichbar sein, weil der Server ausgefallen ist oder sich ein Nutzer vom Flughafen-WiFi aus einwählt, erhält die ODMS Software eine 60-Tage-Testlizenz und startet mit den Standardeinstellungen. Sobald das SCP und die Netzwerkordner wieder verfügbar sind, weil sich der User ins Büronetz einklinkt, bekommt er auch wieder eine reguläre Lizenz, seine regulären Einstellungen und „zwischengespeicherte“ Diktate werden an die Downloadordner übergeben. Ein Ausfall oder eine Nichterreichbarkeit des SCP bedeuten also nicht, dass niemand mehr arbeiten kann.