Interview – DAZ Diktiertechnik über den Zuschlag bei der Justiz Nordrhein-Westfalen

Carsten Schulthes ist Geschäftsführer der DAZ Diktiertechnik GmbH in Berlin. Das Unternehmen hatte sich seinerzeit als bundesweit erster auf den Verkauf von digitalen Diktiergeräten spezialisiert, betreibt im Auftrag eines Herstellers die Distribution professionellen Equipments und betreut zahlreiche Großkunden ebenso wie Einzelanwender im Direktgeschäft. Die DAZ Diktiertechnik GmbH ist zertifizierter Philips Master Digital Center.

Carsten Schulthes
Carsten Schulthes

Voice: Herr Schulthes, wann haben Sie das letzte Mal gefeiert?
Carsten Schulthes (CS): Wenn Sie so fragen, spielen Sie mit Sicherheit auf den Zuschlag an, den die Justiz von Nordrhein-Westfalen vor einigen Wochen für die Lieferung von Diktiergeräten erteilt hat.

Voice: Den bedeutendsten Zuschlag, den es im Markt digitaler Diktiersysteme bislang gab.
CS: Ich habe mich knapp sechs Jahre mit dem Projekt befasst und gebe zu, dass ich abends ein Gläschen Sekt auf die Entscheidung trinken musste.

Voice: Die von Ihnen beratene Bechtle AG hat den Zuschlag erhalten. Eher ein Noname im Diktiergeräte-Markt…

CS: …aber einer der bedeutendsten IT-Dienstleister Europas, der zudem im öffentlichen Dienst Nordrhein-Westfalens ein ausgezeichnetes Standing hat. Ein Projekt, das sicherlich 15.000 Computer Arbeitsplätze betrifft, kann man nur mit demjenigen gewinnen, der die IT-Infrastruktur kennt und beherrscht – und von daher attraktive Serviceleistungen erbringt. Das ist zweifelsohne eine Sache des Preises; allerdings eingedenk der Tatsache, dass ein Auftraggeber sich am leichtesten auf einen bereits vertrauten Dienstleister einlässt. Die in den Jahren zuvor erbrachten Dienstleistungen machen aufgerufene Preise sozusagen verständlich.

Voice: Alles nur Fragen der Infrastruktur und der IT-Services? Welche Rolle spielten unsere Diktiergeräte bei dem Erfolg?
CS: Die haben gewonnen; aber darauf wollten Sie vermutlich nicht hinaus. Zunächst einmal: Natürlich stammt die Vorgabe, IT-Prozesse anzustoßen und Services zu verkaufen, von den Herstellern digitaler Diktiergeräte selbst. Beim einzelnen Anwender mag man sich noch über die Tatsache täuschen, dass man keine Hardware verkauft. Aber schon ein kleines Netzwerk weckt einen manchmal unsanft auf. Bei Gruppen von 50 und mehr Anwendern haben die EDV-Verantwortlichen für gewöhnlich wenig Interesse am Eingabegerät. Da steht die Integration der Softwarekomponenten in bestehende Systemumgebungen oder Anwendungen im Vordergrund oder manchmal auch die Veränderung dieser Rahmenbedingungen. Das ist äußerst problematisch, weil das Diktiergerät, mit dem die Händlerschaft Verkäufe ursprünglich initialisierte und das beim Anwender möglicherweise noch immer im Vordergrund steht, zur Nebensache wird.

Voice: Für Entscheidungen in der Privatwirtschaft mag das gelten. Öffentliche Ausschreibungen haben unter diesem Gesichtspunkt den Vorzug einer Bewertungsmatrix, die das Diktiergerät kaum aussparen kann.
CS: Jetzt könnten wir stundenlang über die Entstehung einer solchen Matrix reden. Ich meine, dass sie im Regelfall von fachlichen Laien unseres Marktes erstellt wird und vermeintliche Notwendigkeiten impliziert. Aber bleiben wir positiv: In der Justiz NRW fiel die Entscheidung für Philips Diktiergeräte aus meiner Sicht im akribischen Abgleich ihrer Merkmale mit denen des Workflows und des Spracherkennungsprogramms. Die digitale Sprachverarbeitung wurde von Anbeginn als Prozess gesehen, in dem heterogene, unter Umständen von unterschiedlichen Herstellern gefertigte Produkte, so reibungslos wie möglich zusammen arbeiten müssen. Hinzu kam, dass sich Routiniers der richterlichen Praxis leidenschaftlich in das Thema eingearbeitet haben und leere Verkaufsversprechen erkennen konnten. Die Devise lautete: Den etablierten analogen Prozess bestmöglich abzubilden, um das für das Bundesland beste Ergebnis zu erzielen.

Voice: Mit welchen Gerätemerkmalen konnten wir am besten punkten?
CS: Ich glaube, dass einige Details eine Rolle spielten wie beispielsweise die Flexibilität der Schiebeschalterbelegung, die Bedienungslogik bei mit dem Digital Pocket Memo 9600 gesetzten Indexmarkierungen oder der Zeitraum, der verstreichen kann, bis die Geräte in den Energiesparmodus zurückfallen. Philips hat die Anforderungen der Projektgruppe über die Jahre sehr aufmerksam zur Kenntnis genommen und meines Erachtens auch in die Konzeption der Digital Pocket Memo 9600 Serie einfließen lassen. Darüber hinaus mag es auch nicht unbedeutsam gewesen sein, dass in der Ausschreibung gar nicht gefragte Produkte wie die LAN Dockingstation zu dem Philips Portfolio zählen. So etwas stärkt das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit eines Anbieters ganz ungemein.

Voice: Läßt sich das Ergebnis in der Justiz NRW reproduzieren? Wird es Einfluss auf die Entscheidungen anderer Einrichtungen im Öffentlichen Dienst haben?
CS: Pauschal möchte ich das verneinen: Es gab eine konkrete Anforderung und eine Lösung, die offensichtlich sehr gut dazu passte. Vor allem bei der Software zur Diktatverwaltung aber auch bei der Hardware können sich konkurrierende Produkte unter anderen Anforderungen sicherlich ebenso gerechtfertigt durchsetzen. Andererseits fordert eine Realisierung dieses Umfangs im größten Bundesland derzeitige und künftige Projektleiter natürlich zum Vergleich heraus. In Bezug auf die umfassende und präzise Erfassung der Anforderungen und die ergebnisorientierte Prüfung verfügbarer Produkte ist das zu wünschen.

(erschienen im Philips Kundenmagazin „Voice“)

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