Voicemails statt Emails

VoiceMails zur schnellen Informationsverbreitung

Neben bunten Bildchen zweifelhaften Inhalts ist die e-Mail die Killer-Applikation, die weitgehend zur massenhaften Verbreitung des Mediums Internet beigetragen hat. Im Gegensatz zur Beförderungspolitik ehemaliger deutscher Staatsunternehmen kommen e-Mails so gut wie immer innerhalb weniger Sekunden an. Außerdem bekommt man eine Fehlermeldung, falls doch etwas schiefgeht, man kann beliebige Dokumente beifügen, eine Nachricht an x Empfänger gleichzeitig senden und was das beste ist: der Spaß kostet nichts. Das Problem an der Informationsflut ist, dass man sie erst einmal in den Rechner bringen muss – und dass bislang noch keine Applikation dafür gesorgt hat, dass wir dafür mehr Zeit haben.

Diesseits von 140 Anschlägen in der Minute ist die Verfassung längerer und irgendwie inhaltlich gehaltvoller Mails eine Plage, die in ernsthaftem Widerspruch zum Rest der Informationsverarbeitung steht. Versuchen Sie jetzt mal, den folgenden Absatz in Ihr Mailprogramm zu tippen und stoppen Sie sich dabei:

Während heute sogar jeder Anrufbeantworter digital ist, hinken Diktiergeräte hinterher. Schulthes: „Kein Bereich im Büro ist so anachronistisch“. Nach Berechnung der Marktforschungsgesellschaft GfK haben digitale Modelle bisher erst einen Anteil von rund sieben Prozent am Diktiergeräteumsatz. Doch während der Markt für analoge Geräte deutlich schrumpft, konnten Digitalsysteme im vergangenen Jahr um satte 46 Prozent zulegen. „Bisher war das Bewusstsein für die Vorteile der neuen Technik einfach noch nicht da“, so John Zeppernick, Produktmanager bei Olympus, „aber jetzt kommt der Markt richtig in Bewegung“.

Das dauert zu lange! Den Text mittels Spracherkennung zu erfassen wäre schön. Immerhin sprechen Sie siebenmal schneller, als Sie schreiben. Mindestens. Mein Experiment endete so:

Während heute sogar jeder Anrufbeantworter digitale ist, winken die Zigarette hinterher. Schulte ist: “ kein Bereich im Büro ist so einer kommunistisch „. Nach Berechnung der Marktforschungsgesellschaft GfK haben die digitale Modelle bisher erst einen Anteil von rund sieben Prozent am Diktiergerät Umsatz. Doch während der Markt für analoge Geräte deutlich schrumpft konnten Digitalsysteme im vergangenen Jahr um satte 46 Prozent zulegen. Einführung Striche bisher war das Bewusstsein für die Vorteile der neuen Technik einfach noch nicht da „, so und dann zur Panik Produktmanager bei Olympus, “ aber jetzt kommt der Markt richtig in Bewegung Einführung;

Na gut, na gut, ich gebe zu, ich bin noch kein halbes Jahr dabei, habe aber bereits 14 Tage Korrekturen hinter mir. Immerhin hilft mir die Technik, den Schreibaufwand zu senken, weil ich nur noch verbessern muß.

In einer bei IBM beliebten Studie wird andauernd erwähnt, dass man mit Spracherkennung angeblich 43 % Zeit einspart. Kann sein. Aber erstmal muß ich noch ein paar Monate investieren, bis ich mit dem sparen beginnen kann…

Einstweilen verschicke ich Voice-Mails. Ich spreche den oben zitierten Abschnitt in 34 Sekunden in mein DS-660, lege das Gerät in die Docking-Station und die Dateien landen automatisch dort, wo sie zur Weiterverarbeitung hingehören. Die Datei ist im SP-Modus ca. 60 kB groß (Klicken Sie hier!), im etwas reduzierten, aber immer noch prima verständlichen LP-Modus nur die Hälfte. Eine halbe Stunde Diktat würde nur ca. 1,5 MB benötigen, das ist selbst über ISDN in unter 3 Minuten verschickt und soviel will ich ja auch gar nicht mitteilen. Die Diktatdatei wird einfach als Datei einer beliebigen Mail beigefügt. Vertrauliche Mitteilungen können selbstverständlich mit PGP o.ä. Shareware-Anwendungen verschlüsselt werden.

dss-Player liteDer Empfänger braucht lediglich den kostenlosen dss-Player lite, der das Abhören der hochkomprimierten dss-Dateien ermöglicht. Das nur etwa 2 MB große Programm füge ich beim erstmaligen Versenden einer Voice-Mail einfach bei.

Neben gesprochenen Notizen und kurzen Hinweisen ermöglicht der Einsatz eines digitalen Diktiergeräts auch die schnelle Verteilung von Besprechungs– oder Telefonmitschnitten. Alle Mitglieder einer Arbeitsgruppe können so auf dem laufenden gehalten werden, auch wenn Sie nicht – wie die Sekretärin – den dss-Player PRO installiert haben, weil die gesprochenen Mitteilungen ja nicht unbedingt in Textform gebracht werden müssen. Einfach die Aufzeichnung des Meetings oder Telefonats gleichzeitig an alle Mitglieder senden und alle sind informiert.

Der Einsatz der zum DS-3000 gehörigen Software dss-Player PRO ermöglicht zudem die Verbindung mit einem MAPI-fähigen Mailprogramm (Eudora, Outlook – z.Zt. kein Outlook 2003 aufgrund eines MS-Fehlers – etc.) und so das Versenden von Diktaten direkt aus dem Programm heraus an voreinzustellende Empfänger. So spare ich mir auch noch das manuelle Anfügen einer Diktatdatei an meine Mails.

Möglicherweise geht die Bedeutung des klassischen Diktierens insgesamt etwas zurück. Bis allerdings Spracherkennungen auf Anhieb brauchbare Ergebnisse zeitigen, nimmt die Bedeutung der Versendbarkeit von Tonaufzeichnungen eher zu. Wichtig ist dabei, auf ein hochkomrimiertes und verbreitetes Format zu achten sowie auf eine Eingabemöglichkeit, welche die ganze Prozedur so einfach wie möglich macht, damit die beim Tippen gesparte Zeit nicht durch umständlichen Dateitransfer verloren geht. Meine Empfehlung ist das DS-660 von Olympus, weil die mitgelieferte USB-Docking-Station den Dateitransfer kinderleicht macht, die Aufnahmequalität unerreicht ist und das Gerät einen „Konferenz-Modus“ hat, dessen Empfindlichkeit für kleinere Besprechungsgruppen genügt.