02. Februar 2004

Diktatverwaltung

Digitale Diktate verwalten

Ich ziehe meine Mandantenakte über ein Lesegerät und nehme ein Diktiergerät der OLYMPUS Pro-Line oder das steuerbare Mikrofon GDM 756 FX von GRUNDIG in die Hand, betätige die NEW bzw. die INDEX Taste und ein Fensterchen (Bild 1) öffnet sich auf meinem Bildschirm im Vordergrund:

Ein Laufbalken und ein Timer zeigen den Verlauf meines Diktats, schematisierte Diktiergeräte Bedientasten signalisieren, auf welchen Knopfdruck die Hardware gerade reagiert. Ich drücke PAUSE, blättere in meiner papierenen Akte, setze die AUFNAHME fort, drücke zuguterletzt STOP.

Das Diktat ist von Anbeginn mit der Akte verknüpft und wird nach Abschluß der Autorenarbeit wie von Zauberhand geöffnet, sobald die Schreibkraft die Akte über das Lesegerät (Bild 2) ihres Arbeitsplatzes zieht: Komfortabler lassen sich Diktate nicht verwalten! Hier werkelt ein Software Add-On, das jedes digitale Diktiergerät ziert.

Erstaunlicherweise steht die verblüffende Funktionalität, mit welcher die DS-660 oder DS-3000 von OLYMPUS ebenso wie die Diktiersysteme von GRUNDIG stark aufgewertet werden, nicht einmal im Zentrum der perfektionistischen Verwaltungslösung, die THAX Software entwickelt hat. FINDENTITY nennt sich das Programm des Berliner Unternehmens, das mit geradezu universalistischem Anspruch das Lokalisieren, Identifizieren und Verknüpfen von Akten, Dokumenten, Diktaten, Ereignissen, Waren und Personen realisiert. (Bild 3) Dem jeweiligen Anwendungsfall entsprechend, werden Schnittstellen der zentralen Datenbank mit Informationen von Transpondern, Kameras, Scannern, Telefonen, Barcodes, PC Verzeichnissen oder auch Diktiergeräten versorgt. Dank einer kohärenten und intuitiv zu bedienenden Benutzeroberfläche kommt der Anwender mit der entstandenen Datensammlung beinahe ohne Einarbeitung zurecht. (Bild 4)

Die oben erwähnte Akte wird bei der Anlage mit einem Transponder, OpticMarker oder Barcode versehen, der eine eindeutige Identifizierung sichert. Ein der Markierungsart entsprechendes Lesegerät registriert die Akte, bestimmt den physischen Aufenthaltsort und ordnet ihr einen Datensatz zu, der manuell mit den Stammdaten des Vorgangs versehen wird. Frei definierbare Felder ermöglichen die Anpassung der Datenbank an die kundenspezifischen Inhalte, Makros erleichtern die Erfassung wiederkehrender Angaben. Und von nun an passiert (fast) alles wie von selbst: Ein Lesegerät erkennt den neuen Standort einer im Hause bewegten Akte (Bild 5) und veranlaßt die Öffnung ihres digitalen Pendants. Wird nun ein Word Dokument angelegt, ein Scan gefertigt oder diktiert, ist das Ergebnis mit der Akte verknüpft. (Bild 6) Komfortablerweise funktioniert das auch umgekehrt: Eine mit dem Browser der Betriebssystems geöffnete Datei wie solch ein Word Dokument, ein Scan oder ein Diktat verweist sofort auf den zugrundeliegenden Datensatz. Ebenso wirkt sich die Änderung der im Kalendarium überblicksweise dargestellten Termine sofort im betroffenen Datensatz aus, womit – wie in vielen anderen berücksichtigten Anwendungsfällen – serielles Arbeiten unterstützt wird.

Dies ist, um zum Anlaß dieses Specials zurückzukehren, auch beim Diktieren der Fall. Denn jeder Vieldiktierer wird den Umstand schätzen, daß er mit der Lösung von THAX und seinem Diktiergerät Aktenstapel verarbeiten kann, ohne sich um die Ablage der Produktion kümmern zu müssen. Wird die Stapelverarbeitung im Menü voreingestellt, entsteht mit jeder über das Lesegerät gezogenen Akte ein mit ihr verknüpftes Diktat. (Bild 7) Mehr wünschen wir uns nicht.

Erwerben können Sie die Software hier: http://www.diktiertechnik.de/Thax.php

Bild 1: THAX Diktatfenster

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Bild 2: THAX Lesegerät

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Bild 3: Lokalisieren, Identifizieren und Verknüpfen von Akten, Dokumenten, Diktaten, Ereignissen, Waren und Personen

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Bild 4: Findentity Arbeitsplatz

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Bild 5: Anzeige des Standortes einer im Hause bewegten Akte

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Bild 6: Verknüpfung digitaler Dokumente mit der Akte

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Bild 7: Stapelverarbeitung für Diktate

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